כמה טיפים למנהל בית הספר המתחיל

הקיץ הזה קיבלו מספר מתלמידי הקורס להכשרת מנהלים באונ' בן גוריון, בו אני מלמד, תפקידי ניהול של בתי ספר חדשים. כמובן שמאד שמחתי על המינויים וברכתי כל אחת ואחת (התקבלו רק מנהלות) באופן אישי להצלחה בתפקיד החדש.

ניסיתי להעניק כמה עצות לתחילת הדרך הניהולית, כדי לתמוך בתלמידותיי אתם עבדתי שעות אין ספור על אופן הניהול העתידי שלהן, גם בקבוצות וגם באימון אישי, אבל לא הצלחתי למצות את כל מה שהיה לי להגיד בשיחה טלפונית. לכן בחרתי לנסות ולשבת בשקט עם עצמי ולנסח בכתב את המסרים העיקריים שהייתי רוצה להעביר למנהלת החדשה, הנכנסת למצב לא פשוט, לבית ספר חדש, רגע לפני פתיחת שנה"ל, שתכנונה התבצע במהלך חצי שנה האחרונה, על ידי המנהל הקודם.

 

הנה העצות, מסודרות על פי סדר הפעולות של הכניסה לתפקיד:

 

חוזה פסיכולוגי עם סגן מנהל בית הספר:

איש המפתח בעזרה שלך בכניסה לתפקיד הוא סגן המנהל. חשוב מאד להכיר אותו אישית לעומק, להבין את הרקע שלו, את הקשיים איתם התמודד בעבר, את הגדרות התפקיד שלו, את החששות שלו, את הציפיות שלו וכו', משום שבעצם עליך ליצור סוג של זוגיות עם הסגן. זוגיות זאת אינה פשוטה ועלולה להוות מכשלה ענקית אם תכשל. לכן עליך להיות זהירה מאד ולנסות לראות את הנולד על ידי פתרון הבעיות עם הסגן לפני שהם נוצרו.

לכן, השתמשי בירח הדבש של היחסים, עם הכניסה לתפקיד, בטרם נוצרו משקעים שליליים, כדי לנסות ולהביא אותך ואת הסגן, להבנה משותפת, לראיה דומה של המציאות הבית ספרית, תוך קביעת גבולות גזרה והגדרות תפקידים ברורים בינך לבינו. ברגע שהצלחת להעביר את הסגן לצדך, חלק גדול מהבעיות הניהוליות נפתרו.

 

כניסה בפרופיל נמוך:

הימנעי מהצהרות, גם מול כל הצוות וגם בארבע עיניים. אין לך בעצם הבנה עמוקה מה קרה בבית הספר. כל הצהרה שלך, בומבסטית יותר או פחות, שאת מצהירה בתחילת הדרך, עלולה להתגלות לך כדבר מוטעה, כאשר תביני יותר "מי נגד מי" בתוך בית הספר. הרשי לעצמך להיות פסיבית, מקשיבה ולומדת, ולא דומיננטית, מחליטה, קובעת ומתנפצת לאחר מכן, על סלעי המציאות.

 

שיחת פתיחה לא מחייבת:

בשיחת הפתיחה עם המורים הצהירי כמה הצהרות לא מחייבות, אנושיות בעיקר, תוך ציון העובדה שאת בתהליך של למידה. הדגישי את העובדה שבתחילת הדרך, ההכרות עם הצוות ועם האנשים היא הדבר הכי חשוב לך. מה שכן חשוב לומר בשיחת הפתיחה הוא שאת רואה בעבודת צוות ערך עליון, ושאין שום הישגים חינוכיים שאת תוכלי להגיע אליהם לבד, ולכן את חושבת לערב את הצוות בחשיבה משותפת על תהליכים משמעותיים שיתרחשו בבית הספר, כדי להגיע לפתרונות אופטימליים משותפים. את יכולה להשתמש ברעיון שהטעם של הסלט תמיד יותר טוב מהטעם של כל ירק לחוד.

אל תהססי לספר על עצמך, על עברך, על ניסיונך החינוכי ועל ניסיונך הניהולי (אם הוא קיים) ועל מספר עקרונות יסוד, שאת מאמינה בהם, לאור ההיסטוריה שלך, אבל כאמור, ללא הצהרות מחייבות. אל תכבלי את ידייך להצהרות, שלאחר מכן תאלצי לקיימם, גם אם לא יתאימו למציאות הבית ספרית.

 

אל תתביישי להיות בתחילת הדרך "תיירת" בבית הספר:

למנהלת חדשה יש פריבילגיה להיות "תיירת" בבית הספר, בתקופה הראשונה. אל תתביישי לשאול, לחקור, לנסות ולהבין לעומק 'מדוע', 'למה', 'איך נוצר ש...' וכו'. בלי כמובן להביע עמדה, אלא רק לבחון את הדברים כמו יועץ חיצוני שבה לנתח את המערכת, בלי אחריות, מתוך עמדה חיצונית לחלוטין. ייתכן ותגלי בתקופה הראשונה של שאלת השאלות, שמתרחשים בבית הספר תהליכים של שנים, שבהם אף אחד לא נתן את דעתו מדוע ולמה עושים אותם, כפי שעושים אותם. מטאטא חדש הוא מטאטא טוב, רק אם הוא מבין קצת יותר לעומק, כמו אורח לרגע שרואה כל פגע, מה מתרחש באמת בבית הספר. אספי לעצמך בראש, או בכתב, את הנתונים, אבל הימנעי מלמתוח ביקורת, אלא עשי לעצמך סמינריון קצר, לניתוח ולהבנה של בית הספר. גם בן גוריון, כאשר קיבל אחריות על מערכת הביטחון, עשה לעצמו סימנריון כזה, במשך כמה חודשים, כדי להבין את מערך הכוחות השונים, ורק אז התיישב על כיסא המנהל וקיבל החלטות.

 

הקדשי את מרב זמנך להכרות אישית עם הסובבים אותך:

ההכרות האישית שלך עם כל עובדי המערכת, גם המורים וגם הצוות המנהלי, היא קריטית להצלחתך בתפקיד. בסופו של דבר, כל ארגון מורכב מאנשים, ואנשים הם יצורים מיוחדים שכדי להגיע אליהם, חייבים לגעת ברגשותיהם. אין זירה טובה יותר להגיע לאנשים, להתחבר אליהם, להבין את עברם, כדי להבין את העתיד המשותף שלכם, מאשר שיחה אישית בארבע עיניים. חשוב להבין מה היה להם טוב או קשה בעבר, מהם הציפיות שלהם בעתיד, כדי להבין את הדרך המשותפת שלכם.

חשוב שתספרי על עצמך בפתיחות, גם על צדדים פחות מחמיאים שלך, וכך תקבלי גם פתיחות מצדו של העובד. עובד שיספר לך בשיחה אישית ראשונית על הבעיות שלו כמורה וכאדם, כמו בעיות שלו עם ילדיו או עם בן הזוג שלו, הוא עובד שיבין שאכפת לך ממנו, מה שכמובן ישפר את ההנעה שלו, ויגביר את תרומתו לבית הספר. כמובן שלא צריך לקנות כל סיפור, לא צריך להיות תמים, אבל בתחילת הדרך, ראוי להקשיב לכל אדם, לתת בו אמון ראשוני, ולנצל את הדף הנקי שנוצר, עם הכניסה של מנהל חדש, חף מדעות קדומות. בחרי בצורה לא תמימה, להיות תמימה. אל תקשיבי לדברי רכילות של שום גורם, גם לא של המנהל הקודם על האופי של העובדים האחרים. יש לו את ההטיות שלו, ואסור לך ליפול לתוכן, משום שהן שלו, ואינן משקפות את האמת. ראוי שבתחילה הדרך תהי קשובה, אמפתית ומאמינה לכל אחד. היחס הנקי והמקבל לכולם, ללא הבדל, יישרת אותך בהמשך הדרך.

אין תחליף לשיחות אישיות ולכן ראוי להקדיש להם זמן רב, לפחות שעה, לכל עובד, גם אם זה גוזל זמן מדברים דחופים. השיחות הללו הם הדברים החשובים, ואם תתני לדברים הדחופים למנוע את השיחות הללו, הרי שבסופו של דבר את עלולה לשלם את המחיר, כאשר העובדים הללו, יהיו מצדו השני של המתרס, מולך, ולא לצדך.

 

אפשרי לסגן, לנהל את בית הספר עם כניסתך לתפקיד:

הכניסה בפרופיל נמוך, עלולה ליצור וואקום בראשית שנה"ל. כדי להימנע מכך, אפשרי לסגן שלך, לנהל את הפעילות השוטפת של בית הספר, כמובן תוך ידיעה שלך מה מתרחש ומדוע. אם הסגן ינהל את השוטף, את תוכלי לנהל את הדברים החשובים, כמו לשוחח עם המורים בשיחות אישיות, לפגוש את ראשי מערכת החינוך של הרשות המקומית, לעבוד מול וועד ההורים, להיכנס לכיתות ולראות מורים בעבודתם, לפגוש תלמידים לשיחות אישיות, ועוד. חלוקת העבודה הזאת בין המנהל לסגן, כאשר המנהל עוסק בדברים החשובים בעוד הסגן עוסק בדברים הדחופים, יכולה להישאר גם בהמשך הדרך, כגישה ניהולית.

 

אי קבלת החלטות בתקופה הראשונה:

יהיה זה אך נכון מצדך לא לקבל שום החלטה משמעותית בחודשים הראשונים, בואי נאמר, שלושה חודשים ראשונים. ברור שיש לקבל החלטות, אחרת אי אפשר לנהל בית ספר, אבל חלק מהמורים, הצוות המנהלי, מההורים רוצים לנצל את ההזדמנות שנכנסה מנהלת חדשה לתפקיד ולקבוע עובדות, או לקבל הסכמות חדשות. לכן התשובה הטובה ביותר בתחילת הדרך לכל מי שרוצה לשנות את הסטטוס קוו היא: "אני בתהליך של למידה, בשלב זה, בשלושה החודשים הקרובים, כל מה שהיה נוהג עד היום, הוא זה שימשיך לנהוג גם בתקופה הקרובה ולכן נדחה כרגע את קבלת ההחלטה בנושא". גם בינך לבין עצמך, אל תנסי לקבוע שינויים, משום שאת עלולה להסתבך, ולקבל החלטות בלי מספיק נתונים. יהיה עליך לחץ לקבל החלטות, האנשים סביבך יגידו לך 'אבל את המנהלת, תחליטי כבר', אבל אל תיכנעי ללחץ, משום שאת עלולה לקבל החלטות שגויות. ייתכן ויש להצהיר על מדיניות זאת למורים, אבל זה נתון לשיקולך, האם לעשות זאת בפומבי או רק כאשר מונחות לפתחך בעיות. בכל מקרה, חשוב לא ליפול למלכודות הקטנות ששועלים קטנים עלולים להציב לפתחך בראשית הדרך.

 

בשנה הראשונה כל מה שעליך לעשות הוא להוכיח שאת מסוגלת להנהיג את בית הספר. לא מצפים לניסים ולנפלאות:

מנהלים רבים נכנסים עם מוטיבציה בשיאה, לניהול בית הספר. שנים רבות לקח עד שהמנהל הכין את עצמו לתפקיד זה והנה, סוף סוף הוא התיישב על כיסא המנהל ועכשיו, לפתוח מבערים ולהמריא. זהו שלא.

אל תנסי להכניס שינויים משמעותיים בשנה הראשונה. אל תנסי לשנות את המדדים העיקריים שבהם נבחן בית הספר, תוך שנה. זה לא רציני. אף אחד לא מצפה ממך כמנהלת חדשה, שתוך שנה מהרגע שהתיישבת על כיסא המנהל, תביאי את בית הספר למחוזות חדשים שהוא לא היה בהם קודם לכן. השנה הראשונה אינה תקופה שבה מצפים ממך להצליח לשנות את הקיים, אלא לנהל. פשוטו כמשמעו, לנהל, כלומר לרכב על הסוס ולראות האם את מצליחה בעזרת המושכות להגיע לצד השני של שנת הלימודים בשלום, מבלי שהצוות, ההורים, הפיקוח, הרשות המקומית, הזדעקו כנגדך.

מנהלי בתי ספר רבים נפלו, כאשר ניסו לעשות שינויים משמעותיים בשנה"ל הראשונה, ולכן תהי חכמה ותלמידי מהניסיון של האחרים. שינויים יוצרים באופן טבעי התנגדות, ולכן אם את רוצה להכניס שינויים משמעותיים את צריכה להיכנס למאבקי כוחות, כאשר אין לך מספיק כוחות, אין לך גייסות (עדיין לא גיבשת את צוות המורים אחריך) ולכן סביר להניח שאת תכשלי בכך. כל מה שצריך בשנה הראשונה, הוא רק לשרוד, להוכיח יכולת מנהיגותית, ולעבור אותה בשלום. תזכרי תמיד את המשפט: "שינויים עושה באבולוציה, לא ברבולוציה". (משפט ששמעתי פעם משאול גבעולי, קצין חינוך ראשי). כאשר תעברי את השנה הראשונה בשלום, תוכלי לחשוב לקראת שנה"ל הבאה, כיצד להביא את בית הספר למחוזות חדשים. השנה הראשונה היא תקופת מבחן שלך אצל הסובבים אותך, אבל גם מבחן שלך עם עצמך, האם אכן עמדתו של מנהל בית הספר היא העמדה המתאימה לך, האם החלומות שלך מתגשמים, והאם את מוצאת סיפוק בעבודתך החדשה כמנהלת.

 

קבלת החלטה רק בצוות:

זה מאד מפתה, להשתמש בכוח של המנהל, ולקבל החלטות לבד. זה גם כאילו מתבקש מהתפקיד, הרי מינו אותך כדי לקבל החלטות. התחושה הזאת היא רק אשליה משום שמהר מאד את עלולה להגיע לכך שאת מקבלת החלטות לבד ונשארת לבד. שכרון הכוח, מפיל מנהלים וותיקים ומנוסים ממך, ולכן צריך להיות מאד זהיר בקבלת החלטות. לא רק כדי שלא לחטוא בחטא האגוצנטריות, אלא גם כדי לקבל החלטות יותר חכמות. הצוות שתרכזי סביבך, חבריך להנהלת בית הספר ("הנהלה מצומצמת", או כל שם אחר שמקובל באותו מקום) הם אלו שיעזור לך בתהליכי קבלת ההחלטה, גם בראשית הדרך, וגם בהמשך. הם יותר מנוסים ממך בבית הספר, מכירים את הבעיות לפני ולפנים, ובעיקר, השכל הקולקטיבי של הקבוצה תמיד יהיה גדול מהשכל שלך. זכרי שברגע שהם יקבלו החלטות, הם יעמדו מאחוריהן ויבצעו אותם כראוי, משום שהן בחרו בהן. עקרון הבחירה החופשית חוגג במקרה זה שעות נוספות.

זכרי את העיקרון עליו עבדנו הרבה במהלך הלימודים: "כל החלטה של הצוות, גרועה ככל שתהיה, טובה מההחלטה המבריקה ביותר של המנהל, הנכפית על הצוות". נכון, שתהליך קבלת ההחלטות בצוות ארוך יותר, ולעיתים מסורבל, אבל שווה לשלם את המחיר, משום שההחלטה המתקבלת בסוף היא יותר מזוקקת, ובעיקר יש סיכוי שתיושם הלכה למעשה בבית הספר.

 

אל תבצעי משהו שמישהו מתחתיך בבית הספר יכול לבצע:

את צריכה לחסוך בזמן, לא כדי להתבטל, אלא כדי להתרכז בדברים החשובים. לכן אל תנסי לעשות את הכול, אחרת מהר מאד תשחקי. מנהל צריך לדעת מה עליו לעשות, כמו מה עליו לא לעשות. אם מישהו מתחתיך יכול לבצע את המשימה, העבירי לו את התפקיד, ואל תעשי במקומו את העבודה. כך תתפסי שתי ציפורים במכה אחת, גם תעצימי את מי שמתחתיך על ידי ביזור סמכויות וגם תפני לעצמך זמן לעסוק בדברים החשובים.

 

אל תחששי מכישלונות קטנים בראשית הדרך:

כאשר את נתקלת בתקלה, בפאשלה, אל תרוצי לתקן אותה, אלא אם כן מדובר בשאלות של בטיחות. כל תקלה, היא נושא לדיון, ללימוד לקחים, ולמציאת פתרון הולם לבעיה, כדי שהיא לא תחזור שנית. נורא קל להיסחף לתוך בית הספר, ולתקן את כל הדברים שאת רואה כראויים לתיקון. אל תהי הילד הקטן שסותם את החור בסכר באצבעו כאשר הוא רואה את המים מתחילים לחלחל בסדק. השתמשי בכישלונות של האנשים תחתייך, כמנוף לשיפורם. נסי להבין מדוע נוצר חור בסכר, אבל אל תסתמי אותו לבדך, עם האצבעות שלך, משום שכל היום תרוצי לסתום חורים, ובסוף גם לא יהיו לך מספיק אצבעות לדחוף לכל החורים, וכמובן לא ישאר לך זמן לעסוק בניהול עצמו. אף גרוע מכך, אם תנהגי כך תלמדי את העובדים תחתיך, שהם יכולים לעשות טעויות, משום שמישהו ירוץ אחריהם ויתקן אותם. זאת דרך לגרום לעובדי הארגון להיות לא אחראיים. במכון אדלר קוראים לתופעה כזאת "שירותים מיותרים". (הורים עושים שירותים מיותרים לילדים ובכך מקלקלים אותם, הופכים אותם להיות חסרי אחריות, מפנקים אותם והופכים אותם להיות חסרי אונים, משום הם לא למדו לקחת אחריות ולבצע את הפעילות שלהם).

לדוגמא: אם הטלפון מצלצל במשרדה של מזכירתך, ואף אחד לא עונה, אל תקומי ממקומך ותעני לטלפון, למרות שממש מתחשק לך לעשות זאת. תני לבעיה להתרחש, ונסי לברר לאחר מכן, עם הצוות המנהלי, מה עליו לעשות כדי למנוע מצב שבו מישהו מטלפן לבית הספר בשעות העבודה ואין תשובה בבית הספר. הפקת לקחים, למידה מטעויות, זאת דרך מאד אפקטיבית לשפר את הארגון, ולהפוך אותו לארגון לומד.

 

חשוב להקדיש את הזמן הראשון להגדרות תפקידים:

גם עם בעלי תפקידים חדשים וגם עם בעלי תפקידים וותיקים, חשוב לחשוב יחדיו, על הגדרות התפקיד שלהם, להבין מה היו הבעיות בעבר, איך למנוע אותם בעתיד וכיצד הם עלולים להגיע לקונפליקטים עם סביבתם. כאשר מגדירים תפקידים היטב, מונעים את הבעיות מראש, מונעים מדברים ליפול בין הכיסאות ומאפשרים לאחר מכן לדרוש אחריות מבעלי התפקיד כאשר נוצרת מכשלה.

 

 

הימנעי מקואליציות, הן תמיד גורמות לאופוזיציות:

תני יחס דומה לכל המורים. אל תעדיפי מורה אחד על משנהו, משום שאת עלולה מיד ליצור התנגדויות ומאבקים מי יהיה יותר קרוב או יותר רחוק מהמנהלת החדשה. כאשר את מקרבת אליך מורה או קבוצת מורים, בו זמנית, את יוצרת לעצמך את האופוזיציה. מנהל שיוצר לעצמו אופוזיציה, מביא במו ידיו לכישלון שלו כמנהיג המורים.

 היחידים שיכולים להיות אתך בקואליציה הם חברי הנהלת בית הספר, בעיקר הסגן. אם יש הנהלה, מצוין, ואם לא, ראויה למנות חברי הנהלה, כמובן רק תוך התייעצות עם כל הגורמים הרלוונטים.

 

הימנעי מרכילות:

לשולחנו של המנהל החדש מגיע מידע רב, בעיקר בנושאים פרסונאליים. השימוש במידע זה הוא כמו העיסוק בחומר נפץ, בזהירות רבה. אל תדברי עם מורה אחד, על מורה אחר, זה יירא רע, וזה יגרום לפילוג ולמאבקים בתוך הצוות. "לא תלך רכיל בעמך". זה נכון בראשית הדרך כמו בהמשכה.

 

ולבסוף, שמרי גם על עצמך וגם על המשפחה שלך:

בית ספר עלול להיות חור שחור, שמושך אותך פנימה 24 שעות ביממה, בייחוד בתחילת הדרך עם הכניסה לתפקיד. גם אם תעברי לגור בבית הספר, לא ישעמם לך רגע אחד. זה לא אפקטיבי, וזה עושה רושם רע מאד על הצוות, כאשר המנהל מקריב את בני ביתו, לא מגיע הביתה בשעות סבירות, ולא מוצא פנאי לעצמו, לפעילות ספורטיבית, למפגש עם בן הזוג, לשיחות עם הילדים וכו'.

מנהל צריך לתת דוגמא אישית למורים שלו לגבי סדר העדיפות בחיים, והבית הוא במקום הראשון, לא השני, למרות שהוא מקבל פחות שעות מבית הספר. מנהל ש"מתאבד" על העבודה שלו, אינו יעיל וכך גם הוא נתפס על ידי אנשי הצוות שלו. המורים יעריכו אותך יותר, לא פחות, כאשר תאמרי להם, 'עם כל הכבוד לבית הספר, הילדים שלי לפני הכול'. כאשר תהי בבית הספר, תתני מאה אחוז מעצמך, אבל תדעי לשים לעצמך גבולות, כדי שלא לשלם מחירים אישיים יקרים מידי.  

אם מצאת שהעצות הועילו לך, או אם מצאת שיש לך עצות נוספות או שונות למנהל המתחיל, אנא כתבי לי ואנסה להכניס אותם למאמר הבא, לתלמידי השנה הבאה.

בהצלחה.

 

ערן רון

 

תגובתה של מנהלת בית ספר וותיקה, שקראה את המאמר:

ערן יקירי, נהניתי לקרוא את עצותייך למנהלים חדשים. היום בפרספקטיבה של זמן ואחרי ניהול שני בתי"ס אני יכולה להעריך מאד את הצעותייך. עם כניסתי לניהול ביה"ס הראשון, שבחלק מהזמן היית שותף לתהליכים, עשיתי את כל הטעויות האפשריות, אך מזלי היה עימי וזכיתי לשיתופי פעולה, אך גם להתנגדויות. כשגדלתי ונכנסתי לנהל בי"ס שני באתי עם חוכמת הנסיון: הייתי תיירת שנה שלמה, נתתי לסגנית לנהל את ביה"ס שנה ראשונה, טפלתי במשפחתי, כל החלטה התקבלה בצוות ואני בהחלט נהנית מהכניסה הרכה עד היום, טוב שכך.

עם כל הרצון כנראה שמנהל חדש לא יוכל לבצע ולקבל את כל העצות הטובות שלך, אך גם אם יבצע אותם בחלקם הוא יזכה. לשמחתי אני מלווה היום מנהלים חדשים והמנטורינג עוזר להם להקלט בקלות במערכת ולא להבהל ולנטוש

עצה נוספת - תהנו מהחופש הגדול - הזדמנות פז למלא מצברים

א. מ.

 

תגובה נוספת של תלמידה בקורס לניהול בתי ספר:

אמנם אני מנהלת "ותיקה" (בכאילו) אך קראתי בענין רב את המלצותיך והצטערתי שלא היה מי שיתן לי עצות חשובות כ"כ בראשית דרכי.

הסכמתי מאד עם הכתוב.

ניהול מוצלח בהחלט מתבסס על יחסים בינאישיים אותם יש לטפח ולשמר לאורך כל הדרך ותחילתה של הדרך הוא הזמן להתחיל לבנותם.

גם אני סבורה ששנת הניהול הראשונה אינה מתאימה למהפכים ושינויים גדולים אלא לשימור הקיים ותחילת בנית השינויים לעתיד. אין מה למהר - דבר לא יברח, ואין לי ספק שרק לאחר שמכירים היטב את המערך הבית ספרי - על מרכיביו הרבים והמגוונים, אפשר להתחיל לתכנן את השינויים.

אני מתחילה את שנתי השלישית כמנהלת בית ספר, ומקווה שהשנה אתחיל לקדם את ביה"ס ולעשות שינויים, וכמובן יחד עם הצוות ולא כהנחתה.

לכן מנהלות חדשות(שאיני יודעת מי אתן) ברצוני לאחל הצלחה רבה בתפקיד. אנא למדו את עצמכן לתמרן נכון בין העבודה לבין המשפחה (זכורנה כי מה שלא תעשנה היום- יחכה למחר(בד"כ)) ואל "תקרבנה" את המשפחה על מזבח העבודה - מאד קל להיסחף ולעיתים צריך בכוח לשים גבולות.

 

להתראות אחרי החגים - ד.