שלבי זהב להצלחה בהנחיית קבוצה קצרת מועד, משימתית, חצי מובנת

תדריך למנחה הקבוצות

או "חכם השביל מן ההולך בו"

כתב: ערן רון

מטרת המאמר לאפשר למנחה הקבוצות הלא מנוסה, ללמוד מהם השלבים החשובים בביצוע סדנא חצי מובנת, כדי למנוע ממנו ליפול לתוך מלכודות האורבות לפתחו של מי שמנסה לקצר תהליכים. 

קבוצה חצי מובנית, או חצי פתוחה, (תלוי בנקודת המבט) היא קבוצה המאפשרת למנחה להתמקד בתהליך הקבוצתי (לכן היא נקראת חצי פתוחה) אך היא מובנת, משום שהיא מבוססת על הפעלה של הקבוצה בעזרת תרגיל או פעילות אקטיבית של המנחה. כלומר, המנחה פותח את הקבוצה ע"י הפעלה, אך מאפשר לקבוצה לזרום לתוך התהליך הקבוצתי תוך כדי ביצוע התרגיל, או המשימה.

בהנחיית סדנא משימתית, חצי מובנת, שלושה שלבים עיקריים:

א.                 שלב ההכנה.

ב.                  גוף הסדנא.

ג.                   סיכום.

א. שלב ההכנה:

1.                 ברור מטרת מזמין הסדנא: הרבה אי הבנות נגרמות משום שהמנחה לא הבין בדיוק, עד תום, מה הבעיה העיקרית אותה רצה לפתור המזמין בעזרת הסדנא. אנשים נוטים להשתמש בסיסמאות כמו: "שיפור התקשורת הבין-אישית", "אסרטיביות", "שיפור כושר הניהול", כאשר כל אחד רואה מהגיגי ליבו דברים אחרים ומתכוון לתוצאה אחרת. לכן חשוב לקיים ברור מעמיק עם המזמין ולסכם בכתב את ההבנות המשותפות, כדי שבעתיד לא יהיו מחלוקות לגבי הצורך של המזמין שבעטיו נוצרה הסדנא. כמו כן רצוי להסביר למזמין את אופן העברת הסדנא, המתודיקה, כדי שלא יהיו הפתעות לאף אחד תוך כדי ביצוע הסדנא.

2.                 סיכום מראש ובכתב של כל הנושאים המנהליים: כמו בחיים, שום דבר לא מובן מאליו בסדנא. הכל צריך להיות מסוכם בכתב ומראש. הנושאים עליהם צריך לשים לב הם: משך הסדנא ועיתויה, מספר המשתלמים, מקום הסדנא והתנאים הפיסיים של הישיבה, צורת הישיבה (מומלץ מעגל כסאות ללא שולחנות) גובה התשלום ואופן התשלום.

3.                 ההכנה האישית של המנחה:  כדי שהסדנא תהיה מוצלחת, המנחה צריך לבוא רגוע ושליו לסדנא. לכן רצוי שלא ללכת לישון מאוחר מדי בלילה לפני הסדנא, לאכול במידת הצורך, להתקלח, ללבוש בבגדים נקיים ומגוהצים (לבוש לא יותר מדי מהודר, אך גם לא פשוט), להקפיד על הופעה נאה (איפור לנשים, גילוח לגברים, בישום קל, התאמת צבעים וכו'). במידה וישנם עזרים טכניים הם חייבים להיות מסודרים, בתיק נאה, מודפסים בצורה נאה ומסודרת (בשום אופן אין להגיש למשתלמים מסמכים בכתב יד. האריזה קובעת). חשוב מאד לעשות רושם טוב בהתחלה (כי אף פעם אין לך הזדמנות שניה לעשות רושם ראשון) ולשמור על הופעה כזאת לאורך כל חיי הסדנא. ההופעה של המנחה חשובה מאד, אבל יותר מכל, חשובה הנינוחות שהוא משדר ולכן, כדי שהנינוחות לא תהיה רק הצגה (האמת מבצבצת בקלות) מאד חשוב שהמנחה יגיע רגוע ושליו לסדנא. האיזון הפנימי של המנחה מוקרן לעבודה הקבוצתית ומשפיע מאד עליה, לכן חשוב שכל מנחה ימצא לעצמו את הדרך כיצד להירגע ולהגיע לסדנא שליו ונינוח ככל האפשר.

4.                 בדיקת חדר הסדנא לפני תחילת הסדנא: לעיתים קרובות, למרות הסיכומים, אין מיזוג, החדר מלוכלך, הכיסאות מסודרים אחרי שולחנות במקום במעגל וכו'. לכן רצוי שהמנחה יגיע כמה דקות לפני תחילת הסדנא לחדר בו היא מתבצעת, כדי לבדוק את התאמת החדר לסדנא. כדי ליצור הרמוניה ואווירה נעימה, חשוב להקפיד שהכסאות יהיו מסודרים בעיגול הרמוני, לא חצי גורן, לא בצורת ח', לא באליפסה. מעגל הכסאות ההרמוני יוצר שקט, שוויון, כולם רואים את כולם והאווירה הרבה יותר חמה. אם הכסאות לא מסודרים כך, תפקידו של המנחה לסדר את הכסאות, בעזרת חברי הקבוצה או אפילו לבד אם אין מי שיעזור לו, משום שלסידור החדר יש השפעה מאד גדולה על אופי הסדנא ואיכותה.

ב. גוף הסדנא:

5.   SMALL TALK:  כאשר המנחה מגיע למקום הסדנא ונפגש עם המשתלמים הראשונים שהגיעו יחד אתו, רצוי שהוא ישדר נינוחות וביטחון עצמי. תוך כדי שתיית הקפה, אפשר ורצוי להחליף כמה מילים עם הסובבים. המנחה צריך להיות מודע לכך שעיני כל המשתלמים נעוצות בו, כדי לעמוד על טיבו. לכן חשוב מאד להקפיד על הופעה בוטחת וידידותית, עוד לפני תחילת המפגש עצמו. לקיחת השתייה לסדנא ע"י המנחה אפשרית ומותרת. זאת עוד אחת השיטות הסמויות בהן מוכיח המנחה את הנינוחות והביטחון שלו. רצוי שמנחה יקשיב בתשומת לב סמויה לשמות הפרטיים של המשתלמים, כפי שהם קוראים אחד לשני, כדי להקל על עצמו את קליטת השמות בשלב ההכרות.

6.                 "התכנסנו כאן כדי....." - הצגת מטרת הסדנא. הגדרת מטרת הסדנא הכרחית ומאד חשובה להצלחתה, משום שלעיתים קרובות, למשתלמים עצמם לא נמסרה בדיוק מטרת הסדנא ועליהם להבין בדיוק לשם מה הזמינו אותם. כמו כן, אין אפשרות לבחון בתום הסדנא את מידת ההצלחה, אם לא הוגדרה מטרתה בתחילתה. לאחר הגדרת המטרה רצוי לקבל משוב מהמשתלמים לגבי בהירות ההצגה, והאם הם מסכימים שאכן זאת צריכה להיות מטרת הסדנא. יתכן וכבר בשלב זה, חייבים לחשוב יחד עם המשתלמים לגבי ההגדרה המדויקת של מטרת הסדנא ולשנות בעצה אחת עם מזמין הסדנא, את הנושא המדויק בו היא תעסוק.

7.                 הצגה אישית של מנחה הקבוצה:  מאז שהקבוצה פגשה את מנחה הסדנא, המשתלמים שואלים את עצמם :"מיהו המנחה? עד כמה הוא מקצועי? מה הניסיון שלו בנושא הסדנא? וכו'" המנחה צריך לספק את הצורך הזה של המשתלמים, כדי להסיר עמימות וכדי לאפשר לאנשים לעזוב את שלב העיסוק במנחה, לקראת העיסוק בנושא הסדנא. רצוי שהמנחה יספר בקצרה על עצמו בכמה משפטים שקולים ומתוכננים (בשום אופן לא להעלות נושאים אישיים לא מעובדים), ויתאר בקצרה את הניסיון שלו בנושא הסדנא ועם אוכלוסיית המשתלמים וזאת כדי להשיב על השאלה הסמויה המרחפת בחלל הקבוצה: 'האם אני "קונה" את המנחה הזה?'. אם למנחה אין ניסיון רלוונטי, הוא יכול להסתפק רק בתיאור העצמי ולחלוף על נושא הניסיון האישי, ע"י סיפור אישי (מתוכנן) הקשור לנושא הסדנא. בכל מקרה, יהיה זה נכון שמנחה יתאר את עצמו ברוח לא רצינית מדי, לא בחשיבות עצמית רבה, אלא עם חיוך על השפתיים ואפילו עם ביקורת עצמית גלויה או מרומזת, משום שכך הוא משדר תקשורת אמיתית ופתוחה בגובה העיניים.

8.                 חוזה פסיכולוגי: מטרת ביצוע החוזה הפסיכולוגי הוא תאום צפיות בין המנחה לקבוצה ובין הקבוצה לעצמה. לחוזה פסיכולוגי יש תוקף כאשר הוא נעשה לגופו של עניין, באופן אסרטיבי, תוך שמירה על האינטרסים והרגישויות הבין-אישיות ההדדיות. לא מתוך עליונות, אלא מתוך רצון לשמור על זכויותיהם וצפיותיהם של כל המעורבים בפעילות. הנושאים העיקריים עליהם נהוג לתאם ציפיות הם: תוכן הסדנא, משך הסדנא, אופן ביצוע הסדנא (הבחנה בין הרצאה לסדנא), תפקידו על המנהל כחניך בסדנא (אם מנהל משתתף בסדנא), שמירה על סודיות המידע האישי העולה בסדנא ואי שימוש בחומר המועלה בסדנא כנגד אחד המשתתפים. השאלה העיקרית אותה אמור לשאול המנחה היא :"מה אתה מצפה מסדנא?".

כאשר הזמן קצר, המנחה יגיב אישית לכל משתתף ויתאם אתו צפיות באופן אישי. אך כאשר יש מספיק זמן והקבוצה עוסקת יותר במערכות יחסים בין אישיות, המנחה יכול לפתוח לדיון קבוצתי את הציפייה של כל אחד מהמשתתפים. בנית החוזה הפסיכולוגי כרוכה בהשקעת זמן רב יחסית, האם אין כאן בזבוז של זמן?

אכן, קיימת השקעה של זמן רב יחסית בביצוע החוזה הפסיכולוגי. רבים מהמשתתפים בחוזה פסיכולוגי בתחילת הדרך, מתנגדים וחושבים שיש טעם לפגם בהשקעה מסיבית כל כך של זמן, כאילו לא ענייני. אך למרות ההתנגדות, ככל שהמשימה מסובכת וטעונה ברגשות אישים רבים, כך יש להשקיע יותר בחוזה הפסיכולוגי. בחשבון לטווח ארוך, הזמן המוקדש לחוזה הפסיכולוגי לא רק שאינו בזבוז זמן, אלא להפך, הוא חוסך זמן. משתלמים נחסמים וחוסמים, משום שלא השכילו לדון בבעיות מראש. "איזהו חכם הרואה את הנולד". מנחה שלא ינסה להקדים תרופה למכה ולחזות כמה צעדים קדימה, עלול להיתקל בקשיים רבים העלולים לגרום לאי הצלחה של הסדנא.

מה עושה המנחה כאשר החוזה מופר? פותח אותו לדיון מחודש תוך כדי תהליך הסדנא, תוך הסקת מסקנות ולימוד מתוך האירועים שגרמו להפרת החוזה .

9.                 הצגה עצמית של המשתתפים: כדי שהמנחה יכיר את המשתלמים, לפחות בשמותיהם ותפקידיהם, רצוי לבקש הצגה עצמית של כל משתתף. אם המשתתפים אינם מכירים אחד את השני אפשר ורצוי להשקיע בשלב הזה קצת יותר, מאשר  בסדנא לקבוצה אורגנית העובדת יחדיו.

כדי להקטין את הטורח בהקשבה אחד לשני בשני סבבים, רצוי לשלב את שלב תאום הציפיות עם שלב ההצגה העצמית ע"י שימוש בשאלה משולבת בנוסח: "אני אבקש שכל אחד יציג את עצמו ויגיד מהו מצפה מהסדנא".

ניתן להפעיל תרגילי הכרות למיניהם, במידה וזה מקדם את מטרת הסדנא.  עם זאת, רוב תרגילי ההכרות מוכרים ונדושים והם עלולים ליצור התנגדויות כלפי המנחה כבר בתחילת הסדנא, בייחוד בקבוצה מנוסה, לכן אפשר להסתפק לא פעם, בהצגה אישית, כל אחד כפי שהוא רוצה להציג את עצמו, ללא תרגיל.

רצוי מאד שהמנחה ישתמש בשמות של המשתלמים, כפי שהם הציגו את עצמם, גם תוך כדי השיחה אתם וגם לאחר מכן, משום שהשימוש בשמו של המשתלם יוצר אצלו תחושה סמויה של התיידדות, התקרבות והקטנת חששות.

10. הפעלת תרגיל: בסדנא ממוקדת, רצוי להפעיל תרגיל, משום שזאת הדרך הקצרה ביותר להגיע להשגים משמעותיים בזמן קצר. אין ספור תרגילים מוצלחים יותר ופחות, קיימים ב"שוק" ההנחיה ובספרות. חשוב שהמנחה יכיר את התרגילים העיקריים הנמצאים ב"שוק" ההנחיה. אך החסרון שלהם הוא שעוד מנחים רבים אחרים מכירים את אותם תרגילים והם הופכים להיות נחלת הכלל. לכן רצוי שהמנחה יפתח לעצמו תרגילים משל עצמו, מקוריים או ווריאציות על תרגילים קיימים. הדבר האחרון שמנחה רוצה שיקרה לו הוא שמנחה לפניו ביצע אתמול את התרגיל שהביא אתו היום להנחיה. בכל מקרה, חייב להיות למנחה, יותר מתרגיל אחד באמתחתו, כדי שבמקרה של תקלה, מכל סיבה שהיא, תהיה לו יכולת הפעלה של הקבוצה. בבחירת התרגילים חשוב להקפיד כי התרגיל לא ישתלט על המסר. מנחים רבים נופלים בפח שבו התרגיל הופך להיות המטרה וכך מחמיצים את העיקר. התרגיל צריך להיות החלק הקטן יחסית בהנחיה, הניתוח שלו והמסקנות הנלמדות ממנו, הן עיקרה של הסדנא.

התרגילים המקובלים ביותר והמוצלחים ביותר לשם פיתוח מיומנויות (רוב הסדנאות המבוקשות בשוק הם סדנאות לשיפור מיומנויות) הם מעולם משחקי ההדמיה. המשתתף משחק את עצמו וחבריו לקבוצה משחקים את בעלי התפקידים האחרים, בנושא הנלמד. לסדנאות בנושא מודעות עצמית, מתאימים תרגילים בעלי אופי השלכתי. לשם צמיחה אישית, ניתן לשלב בין תרגילים רפלקטיביים לתרגילים סימולטיבים.  

11.             משוב לתרגיל:  לאחר ביצוע התרגיל, מקבל המשתתף משוב מחבריו לקבוצה על אופן ביצוע התרגיל. בתום התרגיל מסכם המשתתף את מסקנותיו, לאור ההצלחות והכישלונות שלו בביצוע התרגיל. כדי שלא ליצור התנגדויות מיותרות של מקבל המשוב וכדי למנוע קונפליקטים עתידיים, רצוי שהמנחה יקפיד שהקבוצה לא תהיה שיפוטית כלפי המבוקר, כלומר לא תעשה הכללה מהתרגיל לגבי אופן עבודתו ולגבי אופיו. המשוב צריך להיות ספציפי ומבוסס על עובדות המקובלות על האנשים בחדר ועל התחושות של המשתתפים. ההכללה עלולה להיות הרסנית. בשלב המשוב, המנחה לא נותן בעצמו משוב, אלא אם כן הקבוצה לא שמה לב לנושא מסוים עליו משליך המנחה אור חדש. רצוי שהמנחה יזכור תמיד שמושא העבודה שלו אינו היחיד, אלא הקבוצה כולה. המנחה אמור לשקף תהליכים קבוצתיים ולא לתת משוב ליחיד. מנחה שיקפיד על כך, ימנע מהרבה קונפליקטים ויסייע לקידום הקבוצה.

ג. סיכום הסדנא

12.             סיכום הסדנא: מנחה שמסכם לבדו את הסדנא, דומה למורה שמסכם שיעור או מרצה המסכם הרצאה. כיוון שמושא העבודה של הסדנא הם המשתלמים, הרי שרצוי שהם יסכמו את הסדנא. משתלם שמסכם את הסדנא, ע"י כך שעונה לשאלת המנחה :"מה קיבלתם מהסדנא?" או "מה למדת בסדנא?", הוא משתלם שמחזק את התובנות שלו מהסדנא. עצם הצורך לנסח את המסר העיקרי שנלקח מהסדנא, "מחזק את הברגים" בהבנתו של המשתלם. בנוסף לכך, הסיכום ע"י המשתלמים נותן למנחה ולמשתלמים עצמם משוב בגוף הסדנא עצמה, לגבי הצלחת הסדנא, כלומר הגשמת המטרה שהוצבה בתחילת הדרך. טוב שהמנחה יזכיר את המטרות של הסדנא, וינסה לבחון לאורן מהם ההישגים של כל פרט באותה סדנא..

13.             מילות סיכום: אם הסדנא הצליחה, רצוי שמנחה יספר בקצרה את תחושותיו כמנחה, בתום התהליך, בייחוד אם התהליך היה מוצלח. אקורד סיום חיובי משאיר טעם טוב ומחזק את הסיכוי שהמנחה יוזמן פעם נוספת.

14.             העברת דפי משוב:  כדי למדוד את שביעות רצון המשתלמים, רצוי להעביר דפי משוב בסיום הסדנא. כך גם המשתלמים נוכחים לדעת את רצינות ההתייחסות לדעתם, וכך גם מנחה הסדנא והלקוח (מזמין הסדנא) מקבלים משוב לגבי הצלחתה.

בסיס נתונים ברור, מונע מחלוקות בין המזמין למנחה לגבי הצלחת הסדנא. הצלחתה של הסדנא או כישלונה ברור לחלוטין. בשאלון המשוב חשוב להקפיד שלא יהיה מספר לא זוגי באפשרויות המענה (לא 3 ולא 5, כי אז הנטיה הטבעית היא לתת ציון ממצע כמו 3, כאשר יש חמש אפשרויות) אלא מספר זוגי (4 אפשרויות או 6 אפשרויות), כדי שיהיה ברור למנחה ולמזמין הסדנא מהי הנטייה הברורה של המשתלמים, לאן נושבת הרוח, לכישלון או להצלחה של הסדנא.

 

לסיכום:

מנחה קבוצות, צעיר ומנוסה כאחד, שיקפיד שלא 'לעגל פינות' ולשמור על כל שלב מהשלבים המתוארים לעיל, מגביר את הסיכוי לבצע סדנא מוצלחת, שתהיה משמעותית למשתלמים ותפתח בהם את המיומנויות הדרושות פיתוח. "חכם השביל מן ההולך בו" אמר מטייל מנוסה. מי שינסה לקצר את הדרך, עלול ליפול ולהידרדר לכישלון. ההולך בדרך המלך, גם אם היא נראית ארוכה יחסית, יגיע בשלום ובהצלחה לסיומה.